Op deze manier geef jij ontspannen feedback

Feedback geven – Het angstzweet breekt je al uit bij de gedachte. Je knijpt zelfs regelmatig een oogje toe zodat je de ander niet hoeft aan te spreken. Het liefst zou je graag jouw punt bij die ander duidelijk overbrengen, maar op deze momenten gebeurt er van alles in je hoofd waardoor je niet uit je woorden komt. Je wilt je emoties onder controle houden tijdens een gesprek. Maar eigenlijk heb je geen idee hoe je op een goede en ontspannen manier feedback geeft. Toch is het een onmisbare vaardigheid voor leidinggevenden.

“Hoe gaat de ander reageren? Zou hij boos worden? Hoe moet ik daar dan op reageren? Breng ik mijn boodschap goed over? Ze moet uiteindelijk wel gewoon doen wat ik zeg.” Stel je eens voor hoe lastig het is om je boodschap over te brengen wanneer deze gedachten je hoofd vullen. Dat maakt feedback geven al snel een stressvolle gebeurtenis. Hoe groot is dan de kans dat je op deze manier echt verbinding kunt maken met de andere persoon?

Oprecht verbinden met een ander

Je aansluiten bij en afstemmen op de ander. Echt in verbinding met elkaar staan en actief luisteren is de kern om goed met elkaar te communiceren. Transparante communicatie is een onmisbare vaardigheid wanneer je leidinggevende bent.

Spookt er van alles door je hoofd dan beïnvloed dat tijdens het gesprek je uitstraling, mimiek en bewegingen. Je non-verbale communicatie. Jouw negatieve en onzekere energie wordt opgepikt door de ander waardoor de kans groot is dat hij of zij reageert vanuit onbegrip en weerstand.

Tijdens communicatie is innerlijke rust belangrijk omdat je dan afstemt op de ander en echt kunt luisteren. Jouw ontspannen en open houding zal ook nu door de ander opgepikt worden maar dan op een positieve manier. Je zal merken dat communiceren nu eenvoudig gaat en dat je boodschap ook op een natuurlijke manier overgebracht kan worden.

Je ontspannen voelen tijdens het geven van feedback

Tijdens onze coachingsprogramma’s leer je een wetenschappelijke techniek toe te passen om vanuit innerlijke rust met anderen in gesprek te gaan. In dit artikel laten we je alvast kennismaken met een gestructureerde feedback methode, omdat structuur ook rust geeft.

Je feedback overbrengen volgens een vast en bewezen schema zorgt er namelijk voor dat je een aantal van je onzekere gedachten los laat. Er komt dan eindelijk rust in je hoofd zodat jij je echt op de ander kunt richten. Dat is bijvoorbeeld van belang tijdens het voeren van functioneringsgesprekken.

Een klassieke voorbeeldsituatie

Bij het beschrijven van de stappen in het feedbackmodel zullen we de volgende voorbeeldsituatie gebruiken: Je collega Karel komt met regelmaat 10 minuten te laat bij het dagelijkse overleg. Dat zorgt voor onderbrekingen, hij mist een deel van de bespreking en bovendien kunnen collega’s niet informeren naar de status van zijn werk. Een situatie die je zeer waarschijnlijk wel herkent en waarop prima feedback te geven is.

Informeer eerst naar de beleving van de ander voordat je feedback geeft

Het is belangrijk dat je iemand in een veilige setting feedback geeft. Doe dat niet plenair in een groep want dan zal de ander zich waarschijnlijk aangevallen voelen en in de verdediging schieten.

Informeer eerst naar de beleving van de ander voordat je begint met het geven van feedback. Jouw interpretatie en gedachten over het punt dat je wilt bespreken hoeven namelijk niet juist te zijn. Doordat je eerst oprecht verbinding maakt met de ander kan je opmerken of er iets bij hem of haar speelt.

Je zou kunnen vragen: “Hallo Karel, Je kwam vandaag gehaast binnen bij het overleg. Hoe gaat het met je?” Op die manier geef je de ander de ruimte om zijn verhaal te doen. Is er geen aanleiding voor het te laat komen dan kan je de stappen van het 4-G model volgen.

Feedback geven met behulp van het 4-G model

Via het zogenaamde 4G model kan je zowel opbouwende als positieve feedback aan iemand geven. De stappen zijn als volgt:

• Stap 1: Gedrag. Omschrijf feitelijk en zonder waardeoordeel wat je hebt waargenomen.
• Stap 2: Gevoel. Vertel welke gevoelens of emoties dit bij jou oproept.
• Stap 3: Gevolg. Neem de ander mee in de gevolgen van zijn gedrag.
• Step 4: Gewenst gedrag. Kom samen tot een oplossing.

Wanneer je deze stappen volgt weet je zeker dat je op een duidelijke manier je boodschap overbrengt. Dankzij deze opbouw zal de ander zich ook niet direct aangevallen zal voelen. Jij kan je dus zonder zorgen op de ander richten. Laten we eens wat uitgebreider op de stappen ingaan.

Stap 1: Beschrijf het gedrag

Beschrijf eerst het feitelijke gedrag dat je hebt waargenomen bij de ander. Het is belangrijk dat je daarbij nog geen waardeoordeel geeft. Wanneer je dat doet is de kans groot dat de ander zich gaat verdedigen.

“Karel, we beginnen elke dag om 09:30 met een gezamenlijk overleg. Je sluit de laatste tijd pas 10 minuten later bij het overleg aan.”

Wanneer je het gedrag hebt beschreven pauzeer je en kijk je hoe de ander reageert. Komt je boodschap over? Met een beetje geluk beseft je gesprekspartner waar je op aan wilt sturen en pakt hij zelf zijn verantwoordelijkheid op. Bespeur je nog geen actie dan ga je door met stap 2.

Stap 2: Vertel welk gevoel dit bij jou oproept

Vertel nu aan de ander welk gevoel zijn gedrag bij jou oproept. Het is belangrijk dit volledig vanuit jouw persoonlijke perceptie te doen. Praat vanuit de “IK” persoon. De ontvanger kan jouw gevoelens niet ontkennen waardoor het eenvoudiger wordt om over het onderwerp te praten.

“Karel, in eerste instantie was ik vrij bezorgd als je er niet was. Maar ondertussen merk ik dat ik vrij geïrriteerd raak wanneer jij laat binnenkomt. Kan jij je daar iets bij voorstellen?”

Opnieuw wacht je de reactie van de ander af. Bereik je nog niet de gewenste reactie dan vervolg je de feedback met stap 3.

Stap 3: Maak de gevolgen van het gedrag duidelijk

In deze stap ga je de (mogelijke) gevolgen van het gedrag beschrijven. Op die manier maak je de ander bewust van het effect van zijn handelingen. Benoem maximaal 2 gevolgen om het overzichtelijk voor de ontvanger te houden.

“Je verstoort het overleg omdat je pas binnenkomt wanneer iedereen al begonnen is. Ook mis je een aantal belangrijke bespreekpunten.”

Geef de ander ruimte om te kunnen reageren. Blijft reactie uit dan vervolg je met stap 4.

Stap 4: Spreek af wat er nodig is om gewenst gedrag te bereiken

In deze fase kan je samen naar een oplossing zoeken door de ander aan het woord te laten. Stel open vragen als: “Herken je dit?” en “Welke oplossing kunnen we samen bedenken?”.

Bestaan er al duidelijke afspraken of regels? Dan kan je als alternatief in deze stap ook duidelijk aangeven wat je van de ander verwacht. Er is dan weinig tot geen ruimte voor dialoog.

“Karel, we hebben met iedereen afgesproken dat we om 09:30 uur beginnen met het overleg. Ik verwacht van jou dus ook dat je voortaan op tijd aanwezig bent. Ben je verlaat dan zou ik graag willen dat je mij vooraf op de hoogte stelt. Kunnen we dat afspreken?”

Het is altijd belangrijk om te luisteren naar de essentie van wat de ander vertelt. Vat zijn reactie kort samen en vraag of dat klopt. Waar mogelijk vraag je door. Op die manier voelt de ander zich gehoord en voorkom je dat je reageert terwijl je de ander niet goed hebt begrepen. Dit staat ook bekend als LSD – Luisteren, samenvatten en doorvragen.

Ontdek de verborgen saboteurs in jouw communicatie!

Doe nu de Saboteur-assessment en ontdek hoe ze het geven van goede feedback beïnvloeden.

Je leert hoe je deze saboteurs aanpakt en ervaart moeiteloze communicatie en diepere verbindingen.

Start je gratis Saboteur test

Ga oefenen met het geven van feedback

Je kent nu de 4 stappen van deze eenvoudige en effectieve methode om ontspannen en zonder kopzorgen feedback te geven. Ga er vooral mee oefenen om het in de vingers te krijgen.

Oefen bijvoorbeeld met een goede collega of een vriend. Vertel ze over de verschillende stappen en ga ondervinden wat het effect van deze methode is. Laat de ander ook jou feedback geven zodat je ervaart hoe het is om de ontvangende partij te zijn.

Tip! Je kan deze methode ook gebruiken om positief feedback te geven. Dat maakt het onder de knie krijgen van de stappen wat eenvoudiger.

“He John, ik zie dat je het voorstel aan onze klant perfect hebt uitgewerkt. Daar word ik heel erg blij van! Dankzij jouw schrijf-skills is de kans groot dat ze voor onze oplossing kiezen. Ga vooral zo door!”

Herken je de stappen? Zo kan het dus ook!

Leer effectief te communiceren als leidinggevende

Ben je geïnspireerd geraakt door de waardevolle inzichten over effectieve communicatie en feedback in deze blog? Stel je voor hoeveel meer je kunt bereiken door zelfverzekerd leiding te geven en met overtuiging te communiceren.

Ontdek de diepere lagen van zelfverzekerdheid en leiderschap in ons exclusieve ‘Leiderschap met IMPACT!’-programma. Leer niet alleen hoe je feedback geeft, maar ook hoe je met uitdagingen omgaat en een positieve invloed uitoefent op je team.

Benieuwd naar de volledige inhoud? Maak een vrijblijvende afspraak in onze online agenda of klik op de onderstaande knop en ontdek hoe jij kunt excelleren als leider!